Là một người thường xuyên tham gia và điều phối các cuộc họp, tôi nhận ra rằng chất lượng của một cuộc họp không chỉ phụ thuộc vào nội dung được thảo luận, mà còn phụ thuộc rất nhiều vào cách chúng ta đặt câu hỏi.
Trong suốt 8 năm kinh nghiệm làm việc của mình, tôi đã chứng kiến không ít cuộc họp trở nên nhàm chán, kém hiệu quả chỉ vì thiếu đi những câu hỏi đúng đắn và đúng thời điểm. Ngược lại, có những cuộc họp tưởng chừng sẽ rất khó khăn, nhưng lại trở nên sinh động và mang lại nhiều giá trị bất ngờ nhờ việc sử dụng khéo léo các kỹ thuật đặt câu hỏi.
Trong bài viết này, tôi muốn chia sẻ với bạn 7 kỹ thuật đặt câu hỏi mà tôi đã học hỏi và áp dụng thành công.những kỹ thuật này không chỉ giúp bạn thu hút sự tham gia tích cực của mọi người, mà còn giúp định hướng cuộc thảo luận đi đúng trọng tâm, khai thác được những góc nhìn mới mẻ và đạt được mục tiêu đề ra của cuộc họp.
Cho dù bạn là người điều phối hay chỉ là người tham gia cuộc họp, những kỹ thuật này đều có thể giúp bạn đóng góp hiệu quả hơn và tạo ra những cuộc họp đáng nhớ.
Đặt câu hỏi mở để khuyến khích thảo luận sâu rộng
Thay vì những câu hỏi đóng chỉ dẫn đến câu trả lời ngắn gọn “có” hoặc “không”, việc sử dụng các câu hỏi mở sẽ kích thích tư duy sáng tạo và thúc đẩy đối thoại sâu rộng hơn.Theo nghiên cứu của Tiến sĩ John Gottman tại Đại học Washington, những câu hỏi bắt đầu bằng “Điều gì…”,“Làm thế nào…” hay “Tại sao…” có thể giúp người tham gia chia sẻ quan điểm đa chiều và phát triển ý tưởng mới.
- Thay vì hỏi “Bạn có đồng ý với giải pháp này không?”, hãy thử “Theo bạn, chúng ta có thể cải thiện giải pháp này như thế nào?”
- Thay vì “Dự án có đang đúng tiến độ không?”, hãy hỏi “Những thách thức nào chúng ta đang gặp phải và làm thế nào để vượt qua?”
- Thay vì “Team có hài lòng với kết quả không?”, nên hỏi “Điều gì sẽ giúp team đạt được kết quả tốt hơn?”
| Câu hỏi đóng | Câu hỏi mở |
|---|---|
| Bạn có ý tưởng gì không? | Điều gì khiến bạn nghĩ đến giải pháp này? |
| Deadline có khả thi không? | Những yếu tố nào ảnh hưởng đến tiến độ dự án? |
Sử dụng kỹ thuật phản chiếu để làm rõ thông tin
Khi đối tác chia sẻ thông tin trong cuộc họp,việc phản chiếu lại những điểm chính giúp xác nhận rằng bạn đã hiểu đúng ý của họ. Tôi thường áp dụng phương pháp “phản chiếu có chọn lọc” – tóm tắt ngắn gọn những điểm then chốt và đặt câu hỏi xác nhận. Ví dụ, khi đối tác trình bày về kế hoạch marketing, tôi có thể phản hồi: “Nếu tôi hiểu đúng, anh đề xuất tập trung vào 3 kênh chính là social media, email và content marketing, với ngân sách khoảng 100 triệu/tháng. Anh có thể cho biết thêm về KPI cụ thể cho từng kênh không?”
| Cách phản chiếu | Tác dụng |
|---|---|
| Tóm tắt điểm chính | Xác nhận thông tin chính xác |
| Đặt câu hỏi mở rộng | Thu thập thêm chi tiết |
| Diễn đạt lại bằng từ ngữ khác | Làm rõ ý hiểu |
Theo nghiên cứu của tiến sĩ Edgar H.Schein trong cuốn “humble Inquiry”, kỹ thuật phản chiếu không chỉ giúp làm rõ thông tin mà còn thể hiện sự tôn trọng và xây dựng lòng tin với đối tác. Qua nhiều năm làm việc, tôi nhận thấy việc kết hợp phản chiếu với các câu hỏi mở giúp cuộc họp trở nên sâu sắc và hiệu quả hơn rất nhiều.
Xây dựng câu hỏi theo trình tự logic từ tổng quan đến chi tiết
Việc đặt câu hỏi một cách có tổ chức và hệ thống sẽ giúp cuộc họp đi đúng hướng và đạt được mục tiêu đề ra. Theo nghiên cứu của Tiến sĩ Jennifer Aaker tại Đại học stanford, cách tiếp cận “phễu câu hỏi” – từ tổng quát đến chi tiết – giúp tăng 47% hiệu quả thu thập thông tin trong các cuộc họp doanh nghiệp. Tôi thường bắt đầu bằng những câu hỏi mở như “Đâu là bức tranh tổng thể về dự án?” trước khi đi sâu vào các khía cạnh cụ thể như:
- Các mục tiêu chính cần đạt được là gì?
- Những thách thức lớn nhất hiện tại?
- Ai sẽ là người chịu trách nhiệm cho từng phần?
Ví dụ điển hình là cuộc họp khởi động dự án Digital Change tại công ty ABC, tôi đã áp dụng phương pháp này và nhận được phản hồi tích cực từ team. Thay vì ngay lập tức đi vào chi tiết kỹ thuật, việc bắt đầu với câu hỏi về tầm nhìn và chiến lược đã giúp mọi người hiểu rõ bối cảnh và mục đích của dự án, từ đó đưa ra được những góp ý sâu sắc và thiết thực hơn.
| Cấp độ câu hỏi | Ví dụ |
|---|---|
| Tổng quan | Mục tiêu dài hạn của dự án? |
| Chiến lược | Các milestone quan trọng? |
| Chi tiết | Timeline cụ thể cho từng giai đoạn? |
Tạo không gian cho mọi người đóng góp ý kiến bằng câu hỏi luân phiên
Việc tạo cơ hội cho mọi người đóng góp ý kiến trong cuộc họp không chỉ giúp thu thập được nhiều góc nhìn đa dạng mà còn tăng cường sự gắn kết của team. Theo nghiên cứu của Harvard Business Review, khi người điều phối luân phiên đặt câu hỏi cho từng thành viên, tỷ lệ tham gia đóng góp ý kiến tăng lên đến 78% so với cách thức thảo luận tự do thông thường.
- Sử dụng kỹ thuật “Round Robin”: Lần lượt hỏi ý kiến từng người theo vòng tròn
- Áp dụng quy tắc “3-before-me”: Chờ 3 người khác phát biểu trước khi đóng góp thêm ý kiến
- Thực hiện phương pháp “Think-Pair-Share”: Cho thời gian suy nghĩ cá nhân, thảo luận cặp đôi trước khi chia sẻ với nhóm
| Loại câu hỏi | Tác dụng |
|---|---|
| Câu hỏi định hướng | Khơi gợi ý tưởng ban đầu |
| Câu hỏi đào sâu | Khai thác chi tiết quan trọng |
| Câu hỏi tổng hợp | Kết nối các ý kiến đã chia sẻ |
Kết hợp câu hỏi thăm dò để khám phá các góc nhìn mới
Thay vì chỉ đưa ra những câu hỏi đơn lẻ, việc kết hợp các câu hỏi có liên quan sẽ giúp khai thác sâu hơn vấn đề đang thảo luận. Theo nghiên cứu của Tiến sĩ Edgar H. Schein trong cuốn “Humble Inquiry”, phương pháp đặt câu hỏi theo chuỗi giúp người tham gia cuộc họp khám phá được những góc nhìn mới mà họ chưa từng nghĩ tới.
Ví dụ trong một cuộc họp về chiến lược marketing, thay vì chỉ hỏi “Làm thế nào để tăng doanh số?”, ta có thể khai thác sâu hơn bằng chuỗi câu hỏi:
- Khách hàng hiện tại đánh giá sản phẩm của chúng ta như thế nào?
- Đâu là những rào cản khiến họ chưa sẵn sàng mua hàng?
- Làm thế nào để biến những rào cản đó thành cơ hội?
| Loại câu hỏi | Mục đích |
|---|---|
| Câu hỏi khám phá | Tìm hiểu thông tin mới |
| Câu hỏi phản biện | Kiểm chứng giả định |
| Câu hỏi chiến lược | Định hướng giải pháp |
Chia sẻ từ trải nghiệm cá nhân
Kết luận:
Nghệ thuật đặt câu hỏi không chỉ là một kỹ năng, mà còn là chìa khóa mở ra những cuộc họp đầy hiệu quả và ý nghĩa. Bảy kỹ thuật trên đều có thể được rèn luyện và hoàn thiện qua thời gian, miễn là bạn kiên trì thực hành và có ý thức áp dụng trong từng buổi họp.
Hãy bắt đầu bằng việc chọn 2-3 kỹ thuật phù hợp nhất với phong cách của bạn và thử nghiệm trong cuộc họp tới. Ghi chép lại phản ứng của người tham dự và hiệu quả đạt được. Dần dần,bạn có thể kết hợp nhiều kỹ thuật khác nhau một cách linh hoạt và tự nhiên.
Ngoài ra, để nâng cao hơn nữa kỹ năng điều phối cuộc họp, bạn có thể tìm hiểu thêm về:
– Ngôn ngữ cơ thể trong giao tiếp
– Kỹ năng lắng nghe tích cực
– Phương pháp điều phối thảo luận nhóm
– Công cụ và ứng dụng hỗ trợ cuộc họp hiệu quả
Hãy nhớ rằng, một câu hỏi đúng đắn có thể thay đổi hoàn toàn chiều hướng của cuộc họp, khai phá những ý tưởng mới và thúc đẩy sự tham gia tích cực của mọi người. Việc làm chủ nghệ thuật đặt câu hỏi không chỉ giúp ích trong công việc mà còn có giá trị trong mọi khía cạnh của cuộc sống.
Bạn đã sẵn sàng để áp dụng những kỹ thuật này trong cuộc họp tiếp theo chưa?
